La réunion à plusieurs niveaux permet à l'information et à l'activité d'amélioration de circuler à tous les niveaux en cascade. Nous examinons comment y parvenir à tous les niveaux.
La réunion de niveau est un outil efficace pour aligner les efforts d'une organisation sur ses objectifs stratégiques. Elles jouent notamment un rôle central dans l'engagement des équipes de première ligne et leur permettent de contribuer activement à la mise en œuvre de la stratégie de l'organisation.
Ces réunions à plusieurs niveaux constituent une série de discussions rapides et ciblées qui visent à synchroniser chaque équipe avec les objectifs de l'organisation. Elles favorisent une culture de la responsabilité, instillent un état d'esprit d'amélioration continue et fournissent une base solide pour une transformation Lean durable.
N.B. Si vous n'avez pas encore mis en place un système de réunions à plusieurs niveaux, vous pouvez également consulter notre article "Lesréunions à plusieurs niveaux sont la première étape vers l'excellence opérationnelle".
L'importance de la réunion de niveau
The importance of tiered meetings cannot be overstated. Without them, organisations risk losing ground on previous improvements. Fortunately, implementing these meetings is not a daunting task.
It’s as simple as the coach of a basketball team meeting with the players at the start of each game to set expectations, discuss positions and plans, and address concerns.
Le coach examine ensuite leur comportement à la mi-temps et procède aux ajustements nécessaires. De la même manière, les équipes de première ligne peuvent facilement adopter des réunions à plusieurs niveaux pour aligner leurs efforts sur les objectifs stratégiques de l'organisation et améliorer continuellement leurs performances. La vidéo ci-dessous montre comment les réunions à niveaux, soutenues par un système de gestion quotidienne connecté, ont élevé et accéléré l'amélioration au sein du Groupe Pact.
L'objectif et l'orientation de la réunion de niveau
Chaque réunion de niveau a des objectifs multiples et contribue à un système de gestion efficace. Elle offre à l'équipe l'occasion de réfléchir aux dernières 24 heures, de passer en revue les éléments en retard et de planifier les prochains jours. Les réunions constituent également une plate-forme pour le partage des connaissances, la promotion de l'apprentissage et le développement des capacités de résolution des problèmes au sein de l'équipe. Elles peuvent également servir à prendre le pouls de la culture et du moral de l'équipe.
Une structure de réunion à plusieurs niveaux implique tous les membres de l'organisation, et pas seulement la ligne de front. La plupart des organisations utilisent généralement une approche à trois niveaux, mais un quatrième niveau, celui de la direction, peut également être mis en place.
L'image ci-dessus illustre l'objectif type des réunions à chaque niveau :
- Niveau 1: il a lieu au début de chaque équipe et se concentre sur les frustrations, les problèmes de sécurité et de qualité et les moyens d'améliorer le processus.
- Niveau 2: Les chefs d'équipe de chaque réunion de niveau 1 se réunissent pour discuter des problèmes remontés, avec la présence de représentants des fonctions de soutien concernées pour aider à résoudre ces problèmes.
- Niveau 3: Les directeurs, les responsables de secteur et les fonctions de soutien se réunissent pour aborder les problèmes à l'échelle du système et faire progresser les projets d'amélioration continue.
- Niveau 4: Les réunions au niveau de la direction portent sur des questions tactiques et stratégiques, avec des responsabilités en matière de gestion et d'amélioration de l'entreprise.
Matt Mafrici, PDG de TeamAssurance, anime une série de webinaires qui traite en profondeur de la gestion quotidienne (et des processus Lean) à chaque niveau. Vous pouvez nous suivre sur LinkedIn pour participer au prochain livestream ou regarder les épisodes précédents à la demande ci-dessous :
Par où commencer avec les réunions quotidiennes de niveau 1 ?
Numériser vos réunions fonctionnelles quotidiennes (niveau 2)
La cohérence et la routine sont essentielles pour les réunions de niveau
Ces réunions devraient avoir lieu régulièrement et nos équipes doivent être suffisamment disciplinées pour les mener à bien. La ligne de front doit participer à des réunions quotidiennes ou par équipe et chacun doit garder à l'esprit qu'il doit y avoir suffisamment de temps entre les deux pour faire remonter les problèmes ou les résoudre.
Le système est conçu de manière à ce que chaque niveau dépende de l'autre pour être efficace. Par exemple, si une réunion de niveau 1 n'a pas lieu, cela prive le niveau 2 de problèmes à résoudre ou de capacités à soutenir.
La mise en œuvre de réunions à plusieurs niveaux commence par la recherche d'un lieu proche de l'endroit où le travail est effectué. L'équipe doit se tenir en cercle autour d'un tableau à niveaux et discuter des performances de la veille, des difficultés actuelles et des projets pour la journée. Les rapports de gestion visuels fournissent un contexte aux personnes concernées et donnent un sens à ces discussions. Les indicateurs de performance du processus sont visibles et accessibles immédiatement.
L'image ci-dessous montre une réunion de gestion quotidienne chez un client de longue date de TeamAssurance :
Avec le temps, ces réunions deviendront plus efficaces, passant de 30 minutes à environ 10-15 minutes, les membres de l'équipe présentant les problèmes qu'ils ont déjà résolus ou pour lesquels ils ont élaboré des plans solides.
Les avantages de la réunion à plusieurs niveaux sont les suivants
- Améliorer la normalisation et la qualité des processus
- Fournir une visibilité sur les performances planifiées par rapport aux performances réelles
- Permettre des ajustements pour répondre à la demande des clients ou des patients
- Construire une culture de la sécurité
- Développer les capacités de résolution de problèmes et les connaissances organisationnelles
- Intégrer un cadre d'amélioration continue durable.
La réunion de niveau s'inscrit dans le cadre plus large du C.I.
Les réunions de gestion quotidiennes nous permettent d'aligner notre personnel, nos processus et nos systèmes. Toutefois, nous ne devons pas oublier qu'il s'agit d'un élément d'un cadre plus large d'amélioration continue. D'autres outils Lean, tels que les techniques standardisées de résolution des problèmes, les procédures opérationnelles normalisées (POS) et un processus de gestion quotidienne à plusieurs niveaux qui soutient notre boucle PDCA complète, sont également essentiels à la réussite à court et à long terme.
L'image ci-dessous montre comment nous avons construit la plateforme TeamAssurance pour éviter les "solutions ponctuelles" (numériques ou analogiques) optimisées localement et déconnectées, qui peuvent entraver votre progression vers les objectifs de l'organisation.
Si vous êtes une entreprise dans le besoin (ou un consultant avec des clients dans le besoin) et que vous souhaitez discuter des aides numériques aux outils Lean, contactez-nous dès aujourd'hui pour une démonstration de la plateforme TeamAssurance.
Tier Meetings FAQs
What is the role of tier meetings in an organisation?
Tier meetings are critical for aligning an organisation’s efforts with its strategic goals. They engage frontline teams, empowering them to contribute to the execution of the organisation’s strategy. These meetings create a culture of accountability, foster continuous improvement, and form the foundation for sustained Lean transformation.
What is the specific focus of the different tiers within tiered meetings structure?
- Tier 1: meetings focus on daily shift issues like frustrations, safety, quality issues, and process improvements.
- Tier 2: involves team leaders discussing escalated issues with support function representatives.
- Tier 3 / 4: consists of managers and function leaders addressing system-wide issues and continuous improvement projects. Sometimes, executive-level discussions are split out into a fourth tier for on tactical and strategic matters.
How should organisations implement and conduct tier meetings?
- Start by finding a location close to the work area (Gemba).
- Conduct meetings in a circle around a tier board, discussing the previous day’s performance, current issues, and plans for the day.
- Use visual management reports and performance metrics for meaningful discussions.
- Over time, aim to make these meetings more efficient, reducing their duration whilst maintaining effectiveness.
