Quer aumentar a produtividade? Nick Strybosch partilha as nossas 5 principais formas (juntamente com ligações úteis) de fazer isso mesmo com as ferramentas Lean no TeamAssurance.
De acordo com o Departamento do Trabalho dos EUA, a produtividade do trabalho no sector da indústria transformadora diminuiu 2,5 por cento no primeiro trimestre de 2023, enquanto os custos unitários do trabalho no sector total da indústria transformadora aumentaram 3,1 por cento.
Entretanto, no sector da saúde, há uma crise de escassez de trabalhadores, mas a procura de serviços de saúde continua a ser elevada. Em todo o mundo, todas as indústrias procuram aumentar a produtividade adoptando novas tecnologias, automatizando tarefas administrativas e concentrando-se em melhorar as competências e a formação da sua força de trabalho. Por onde começar?
Aqui estão 5 maneiras de ser mais produtivo hoje com uma plataforma Lean na ponta dos dedos...
Schedule Leader Standard Work to Boost Productivity
Leader Standard Work (LSW) is a term given to the consistent, concrete tasks and routines that leaders should perform on a regular basis. It is a key component of Lean manufacturing and Lean Healthcare. Plus it can help to improve performance, boost productivity, develop team members, and create a culture of continuous improvement.
Utilizar Listas de controlo no TeamAssurance, o Trabalho Padrão do Líder pode ser definido com conjuntos de perguntas e respostas, imagens, vídeos - e depois programado para uma pessoa para ser feito na cadência que fizer mais sentido (por turnos, semanalmente, semestralmente, etc.). Tudo o que for encontrado durante estas inspecções de rotina pode ser atribuído à equipa adequada para atuação.
Abaixo está um exemplo disso graças a um quadro kamishibai digital que tira partido da funcionalidade da lista de verificação do código QR:
Num relance, as vantagens do Leader Standard Work são as seguintes
Melhoria do desempenho: Assegura que os líderes se concentram nas tarefas mais importantes e utilizam o seu tempo de forma eficaz.
Membros da equipa desenvolvidos: Proporcionar oportunidades de aprender com os líderes e de participar na resolução de problemas
Criar uma cultura de melhoria contínua: Fornecer aos líderes uma estrutura para identificar e resolver problemas.
Maior responsabilidade: O LSW documenta as tarefas e rotinas que os líderes devem executar, e o TeamAssurance fornece uma forma de acompanhar a sua adesão e progresso.
Para mais informações, consulte o nosso blogue de tendências: 'Leader Standard Work - Os princípios básicos'
Utilizar os painéis de níveis em todo o seu potencial
Todas as equipas devem reunir-se durante 5 minutos no início de cada turno para tratar de uma ordem de trabalhos acordada. Estas reuniões são conhecidas como reuniões de nível, reuniões diárias ou reuniões de stand-up diárias. Normalmente, a ordem de trabalhos abrange a segurança, a qualidade e a entrega, mas cada equipa terá uma ideia diferente. É importante que as equipas participem na conceção da sua própria agenda de reuniões e do quadro de níveis. Também é importante utilizar relatórios de gestão visuais sempre que possível para contextualizar os dados.
Deve incluir o que é importante para eles para os tornar seguros, produtivos e garantir que estão na direção estratégica certa. Irá desenvolver-se e evoluir ao longo do tempo; por isso, mantenha as visualizações atractivas, mas simples. E deve ser fácil de atualizar, ajustar e mudar conforme a equipa achar necessário.
Eis um exemplo de um quadro de níveis interativo e digital para uma reunião da linha da frente:
As vantagens dos quadros de níveis são:
Melhoria da comunicação: Eliminar os silos de comunicação e garantir que todos estão na mesma página.
Desenvolver a capacidade de resolução de problemas: Incentivar a colaboração e a resolução de problemas a todos os níveis da organização. Isto pode levar a uma identificação e resolução mais rápidas dos problemas, bem como a uma melhor tomada de decisões.
Maior responsabilização: Ajuda a responsabilizar as pessoas pelas suas acções. Isto porque cada reunião começa com uma análise das acções e resultados do dia anterior. Quaisquer questões ou problemas que não tenham sido resolvidos são então atribuídos a indivíduos ou equipas específicas.
Identificação de eficiências: Identificar e resolver os estrangulamentos e as ineficiências.
Melhoria contínua: Proporcionar visibilidade do processo de fabrico a todos os envolvidos. Isto pode ajudar a melhorar a compreensão do processo e a identificar áreas onde podem ser efectuadas melhorias.
Quer saber mais ou atualizar os seus conhecimentos sobre as melhores práticas? Confira: Exemplos de Tier Meeting Board e seu Papel nas Organizações Lean.
Incorporar dashboards do PowerBI
A maioria das organizações tem acesso a uma ferramenta de Business Intelligence (BI), como o PowerBI ou o Qualtrics. Estas ferramentas de BI permitem-lhe criar relatórios a partir de múltiplas fontes de dados da sua organização.
Os dados do TeamAssurance podem ser automaticamente actualizados para relatórios PowerBI, e estes relatórios podem ser visualizados em quadros de níveis do TeamAssurance.
As vantagens de incorporar ferramentas de BI na sua plataforma para a gestão diária:
Maior acessibilidade: A incorporação de relatórios nos quadros de níveis torna-os acessíveis às equipas da linha da frente. Cada equipa pode ter o seu próprio relatório, adaptado às suas necessidades exactas.
Desempenho monitorizado: monitorizar o desempenho do equipamento ou dos processos para ajudar a identificar potenciais problemas numa fase inicial e tomar medidas correctivas antes que causem uma perturbação.
Eficiência melhorada: Obtenha informações sobre os problemas de qualidade e identifique as áreas em que a equipa pode melhorar para reduzir o desperdício e aumentar a pontualidade na entrega...
Integrar as suas ferramentas de BI no TeamAssurance demora apenas alguns minutos. Veja o nosso vídeo de instruções aqui: Como incorporar um relatório PowerBI
Boost Productivity With Dynamic Skills Development
O desenvolvimento de competências é fundamental para a participação e a produção da força de trabalho. No entanto, a maioria das organizações não tem uma forma de gerir eficazmente esta questão. A informação está guardada num ficheiro Excel, raramente é actualizada e a formação é feita ad-hoc
O TeamAssurance tem um módulo de competências integrado, onde os membros da equipa podem ver sempre os seus níveis de competências e a formação é auto-dirigida, com etapas de revisão incorporadas para os responsáveis pela formação. Isto proporciona visibilidade das competências, responsabilidade e um historial auditável, ao mesmo tempo que identifica lacunas e progressos.
As vantagens de gerir o desenvolvimento de competências no âmbito do sistema de gestão diária são as seguintes
Formação auto-dirigida: Todos podem ver o seu próprio progresso e a formação que lhes é automaticamente atribuída. Isto reduz a administração e melhora o risco de incumprimento
Governação incorporada: Os passos de revisão estão integrados e existe um historial auditável.
Integração no sistema de gestão diária: O desenvolvimento de competências deixa de ser uma atividade anual e integra-se verdadeiramente na rotina diária. O progresso é automaticamente atualizado num painel de controlo pessoal, o que pode facilitar uma conversa 1 a 1 sem qualquer configuração administrativa.
Quer implementar um desenvolvimento dinâmico de competências no TeamAssurance? Veja o nosso vídeo: Como começar a utilizar as Competências.
Etiquetas
As etiquetas são palavras-chave ou frases que pode adicionar a Tarefas e Acções para ajudar a organizá-las e a encontrá-las mais tarde. Por exemplo, pode etiquetar uma Atividade com "2023T3", "Auditoria" e "Conformidade" para o ajudar a manter o controlo:
A utilização de etiquetas é uma forma simples e rápida de aumentar a produtividade de todos os utilizadores. As vantagens incluem:
Organização: agrupe as suas Actividades por tópico, projeto ou outros critérios. Desta forma, pode ser mais fácil encontrar as Actividades de que necessita, quando precisar delas.
Melhoria da capacidade de pesquisa: As etiquetas também podem tornar as suas actividades mais pesquisáveis. Quando procura uma atividade por etiqueta, o motor de busca procura todas as actividades que tenham a mesma etiqueta.
Maior colaboração: Se estiver a trabalhar num projeto com outras pessoas, todos podem adicionar etiquetas às Actividades para o ajudar a acompanhar o seu trabalho. As pessoas noutros locais, mesmo noutros países, podem utilizar as mesmas etiquetas.
A produtividade resulta da otimização de toda a sua estrutura
The above practical examples can boost productivity immediately. You’ll start to experience the benefits in employee satisfaction, engagement and output. That’s true productivity!
A partir daqui, deve ter em mente que um processo de Gestão Diária por Escalões que apoie todo o ciclo PDCA é a chave para a melhoria contínua sustentada. As ferramentas Lean acima, e outras que discutimos regularmente - como técnicas padronizadas de resolução de problemas, SOPs e mais - devem ser desenvolvidas simultaneamente.
A imagem abaixo demonstra como desenvolvemos o TeamAssurance como uma plataforma interligada para evitar 'Soluções Pontuais' (digitais ou analógicas) localmente optimizadas e desconectadas e melhorar a eficácia da sua estrutura de C.I. para alcançar os esforços Lean da sua organização.
Se ainda não viu o TeamAssurance em ação - ou conhece uma organização que poderia beneficiar de uma plataforma ligada para a produtividade da IC - pode reservar uma demonstração ao vivo da plataforma abaixo.
